Implementare e-Factura

Ghid practic pentru implementarea tehnică eFactura

Începând cu 1 ianuarie 2024, operatorii economici sunt obligați să raporteze toate facturile emise în relația B2B (persoană juridică către persoană juridică) și în relația cu instituțiile publice în sistemul național al facturii electronice RO eFactura. Deși infrastructura informatică a operatorilor economici și a Agenției Naționale de Administrare Fiscală (ANAF) nu este pe deplin pregătită, s-a instituit o excepție care amână sancționarea operatorilor economici până la 31 martie 2024.

Pentru mai multe informații și răspunsuri la întrebări frecvente legate de sistemul eFactura, puteți consulta secțiunea „Întrebări frecvente”. Dacă nu ați implementat încă sistemul eFactura, vă recomandăm să o faceți cât mai curând posibil, deoarece este posibil să apară erori din partea ANAF-ului sau din partea infrastructurii informatice, sau chiar greșeli umane, pe care este bine să le remediați înainte de a fi sancționați.

Semnătură digitală

Primul pas este achiziționarea unei semnături electronice calificate (certificat digital calificat) pentru a putea înregistra și apoi accesa contul SPV de pe pagina web a ANAF-ului. Puteți achiziționa semnătura electronică de la unul dintre furnizorii acreditați ADR.

Semnătura electronică poate fi achiziționată sub formă de token (cheie USB) sau în varianta cloud.

Varianta cloud este mai convenabilă și mai rapidă, certificatul putând fi obținut în câteva minute, 100% online. După completarea formularului de comandă și efectuarea plății cu cardul, va trebui să aveți la îndemână cartea de identitate și un laptop cu cameră web (sau smartphone) pentru a confirma identitatea prin intermediul unei sesiuni video. Pentru a asigura succesul identificării video la distanță, vă recomandăm să vă asigurați că nu există alte persoane în apropiere.

Există și opțiunea de a folosi semnătura electronică a contabilului pentru sistemul eFactura, din punct de vedere tehnic este acceptabil, dar poate ridica unele probleme de ordin juridic în anumite situații. Este important să vă asigurați că contabilul are autoritatea legală necesară pentru a semna facturile și că își asumă responsabilitățile care decurg din semnarea acestora. Vă recomandăm să consultați un specialist în domeniul juridic înainte de a opta pentru această variantă.

Înregistrarea contului SPV – ANAF

După ce ați obținut semnătura electronică, va trebui să pregătiți documentele necesare pentru înregistrare:

1. Documentul de confirmare
    • Accesați pagina web a furnizorului semnăturii digitale și descărcați documentul de confirmare. Asigurați-vă că aveți instalat Adobe Reader. Deschideți fișierul descărcat cu Adobe Reader (click dreapta pe fișierul descărcat -> Deschideți cu -> Adobe Reader).
    • Semnați documentul cu certificatul dvs. digital (clic pe caseta de semnătură). Fiți atenți deoarece documentul are două secțiuni pentru semnături, iar dvs. va trebui să semnați doar în prima.
    • Salvați documentul și apoi încărcați-l pe pagina web a furnizorului pentru a fi semnat și de către acesta.
    • De obicei, semnarea de către furnizorul semnăturii este automată și veți putea descărca imediat varianta finală a documentului de confirmare cu ambele semnături. Este important să nu aduceți nicio modificare documentului final.
2. Arhiva zip cu documentele justificative pentru ANAF
    • Pregătiți Certificatul de Înregistrare (CUI sau echivalent), cartea de identitate și un document care să ateste că sunteți reprezentant legal / împuternicit / reprezentant împuternicit (certificat constatator în termen de valabilitate sau act constitutiv).
    • Scanați individual documentele de mai sus în format PDF.
    • Semnați fiecare document scanat cu semnătura electronică.
    • Deschideți documentul scanat cu Adobe Reader -> În bara laterală „Toate instrumentele” faceți clic pe „Vizualizați mai multe” -> faceți clic pe „Utilizați un certificat”, apoi pe „Semnați digital” -> Trageți cu mouse-ul un dreptunghi pentru semnătură -> Semnați -> Salvați documentul.
    • După ce ați semnat documentele, arhivați-le într-un fișier tip zip (puteți folosi aplicațiile gratuite WinZip, WinRar sau 7Zip).

3. Înregistrarea contului SPV

    • După ce ați pregătit toate documentele, accesați pagina web a ANAF-ului: Secțiunea -> Înregistrare în Spațiul Privat Virtual -> Persoane Juridice -> Înregistrare utilizatori cu certificat digital.
    • Completați formularul cu datele personale, datele de identificare ale persoanei juridice pe care o reprezentați, încărcați documentul de confirmare și arhiva cu documentele justificative pregătite anterior.
    • Este important să folosiți aceeași adresă de e-mail în formularul de înregistrare ca cea folosită la semnătura digitală.
    • După trimiterea cererii, va trebui să așteptați confirmarea contului de la ANAF. Veți primi un e-mail în aproximativ 24-48 de ore.
    • După aprobarea contului, accesați pagina web a ANAF-ului -> Autentificare cu certificat -> Factură electronică -> Registru RO eFactura -> Înregistrare -> Trimitere.

Alegerea unui program de facturare

Vă recomandăm să alegeți un program care să integreze trimiterea eFactura către serverele ANAF în mod automat. Programele precum Oblio, Smartbill, FGO etc. au opțiunea de a trimite automat facturile către contul dvs. SPV.

Transmiterea facturilor către ANAF

După cum am menționat la punctul 3, cea mai simplă variantă este să alegeți un program de facturare care să transmită și să preia automat facturile către și dinspre sistemul RO eFactura. De asemenea, puteți opta pentru varianta manuală de a converti facturile în format XML și apoi încărcați-le în SPV.

 

ePure Solutions vă poate ajuta cu implementarea tehnică a soluției eFactura prin integrarea și automatizarea acesteia cu furnizorul actual pentru facturi.